mercredi 31 mars 2021

Facturer comme un PRO avec Henrri en 2021

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Introduction

Tu as commencé à utiliser Henrri ou tu envisages de l'utiliser bientôt pour ton activité et tu souhaites le prendre en main correctement dès le départ et ne pas perdre de temps pour apprendre à bien l'utiliser. Et bien, tu es au bon endroit !

Reste avec moi jusqu'à la fin de cette vidéo et tu seras complètement opérationnel pour commencer à facturer et à encaisser tes premiers clients avec Henrri.

Mais si tu ne connais pas encore Henrri sache que c'est un logiciel de devis facture qui va te permettre de faire, bien sûr, tes devis et tes factures et t'apporter énormément d'informations importantes et pertinentes pour un bon pilotage de ton activité.

A tout de suite dans Henrri.

Comprendre l'interface de Henrri

Nous arrivons sur l'interface de Henrri.

Alors peut être que tu la découvres pour la première fois et nous sommes ici sur l'écran d'accueil.

L'écran d'accueil est constitué de plusieurs dalles que tu vois ici et celles qui sont affichées sur mon écran sont les dalles qui sont présentes par défaut lorsque tu crées un compte Henrri.

Je ne vais pas te détailler le rôle de toutes ces dalles. Simplement, je te montre que grâce à la petite croix ici, tu as la possibilité de prendre les dalles et de les déplacer pour pouvoir configurer ton écran d'accueil avec les informations qui sont les plus pertinentes pour toi.

Tu as la possibilité également, grâce aux petits traits en haut à droite de chacune de ces dalles, de les retirer de la page d'accueil. Tu vois, le petit texte c'est "retirer cette vignette de la page d'accueil". Vignette, c'est le terme utilisé dans Henrri pour désigner ces dalles.

Si, par exemple, je souhaite faire disparaître cette vignette "Chiffre d'affaires", je clique ici et elle est retirée de ma page d'accueil.

Avant de rentrer dans le vif du sujet, on va faire un petit tour rapide de l'interface.

En haut, au centre, tu as un menu avec ici le bouton qui te permet de revenir à tout moment à l'écran d'accueil.

Les accès rapide dans lequel tu vas pouvoir enregistrer des accès rapide, justement, vers les fonctionnalités de Henrri que tu utilises le plus souvent.

Tu a ici un bouton Gérer mes options, j'y reviens dans une seconde, et ici le menu Conseiller, tu ne l'aura pas sur ton compte. C'est une fonctionnalité qui m'est réservée et qui me permet de gérer l'ensemble de mes comptes Henrri.

Les options gratuites et payantes dans Henrri

Je reviens sur la gestion des options. Nous arrivons sur cette page et je vais tout de suite montrer qu'il y a trois onglets.

Nous sommes par défaut sur l'onglet "Version gratuite". Il y a ensuite un onglet "Mes options complémentaires" et un onglet "Henrri Plus".

Dans l'onglet Version gratuite. Ici, tu vas avoir tous les éléments qui sont accessibles gratuitement depuis ton compte Henrri gratuit.

Donc, les premiers éléments qu'on voit ici, ce sont les options qui peuvent être activées, la gestion avancée des acomptes, l'alerte échéance, le suivi de devis, l'expert comptable paramétrable, les objets, la personnalisation de documents, le regroupement d'articles. Toutes ces options là, tu as la possibilité, si tu en as besoin, de les activer gratuitement.

Pour activer une option, c'est très simple. Il suffit de cliquer dans plus d'informations pour chacune des options. Tu as une page qui te présente l'option et ses fonctionnalités et si tu veux l'activer, il te suffit de cliquer sur le bouton Activer.

Plus bas dans la page, tu as la liste des vignettes qui peuvent être affichées sur la page d'accueil. Certaines d'entre elles le sont déjà et à partir d'ici. Comme je te l'ai montré tout à l'heure avec le petit trait en haut à droite que la retirer de la page d'accueil où tu as la possibilité de l'ajouter, par exemple, tout à l'heure, j'ai retiré la vignette Chiffre d'affaires je veux l'ajouter à nouveau.

Je vais cliquer sur ce bouton ajouter sur mon Accueil.

Tu peux voir que dans un compte nouvellement créé par défaut, les deux seules vignettes qui sont absentes sont la carte des impayés que tu peux activer ici et la météo que tu peux activer.

Si je remonte et je vais te montrer l'onglet Mes options complémentaires dans cet onglet là. Les six options payantes dans Henrri que tu pourras explorer et éventuellement souscrire si tu le souhaites.

Donc les options payantes sont Henrri Pay qui est un système de paiement en ligne qui va te permettre d'envoyer par mail à tes clients avec la facture directement depuis Henrri, un lien de paiement qui lui permettra de régler directement la facture par carte bancaire ou par prélèvement.

Le téléchargement des documents, qui est une option qui permet de télécharger en masse l'intégralité des documents créés dans Henrri.

On a la facturation récurrente qui va être intéressante si tu facture à tes clients un abonnement, par exemple,
avec une facture qui doit être éditée chaque mois avec les mêmes éléments.

Les avancements qui vont intéresser les professionnels qui facturent leurs chantiers sur de longues durées en plusieurs étapes. Par exemple, un maçon qui va facturer les étapes d'avancement de la construction d'une maison.

L'option relance automatique qui permet à Henrri de relancer par mail à tous les clients pour lesquels une facture est arrivée à échéance et dont le règlement n'a pas été enregistré.

Et enfin, une option particulière et extrêmement efficace qui est le pilotage Rivalis.

C'est l'option qui permet de débloquer toute la puissance de Henrri et qui est accessible exclusivement pour les clients que j'accompagne en pilotage Rivalis.

Enfin, le dernier onglet Henrri plus Henrri plus. C'est l'une des toutes dernières évolutions de Henrri qui est arrivé fin mars 2021 et qui va permettre aux utilisateurs qui en ont besoin, avec un abonnement mensuel de 23 euros
par mois, d'accéder à l'ensemble des options payantes de Henrri, à l'exception, bien sûr, du pilotage Rivalis.

Je reviens sur la page d'accueil.

Les menus dans Henrri

En haut à droite, il y a ton menu utilisateur depuis ce menu utilisateur. Tu vas pouvoir accéder aux informations de ton compte.

Tu vas pouvoir importer des données, par exemple des articles ou des clients si tu veux récupérer ta base de données existantes.

Tu as accès aux paramètres généraux et notamment aux paramètres de facturation qui vont te permettre de définir ta TVA par défaut, ton type de saisie par défaut hors taxes ou TTC et des conditions de paiement par défaut.

Tu peux récupérer ici ton attestation de conformité si tu dois à un moment justifier du fait que tu utilises un logiciel certifié et tu peux retrouver ici les conditions générales d'utilisation et les conditions générales de vente de Henrri.

Tu retrouves les accès rapide et la gestion des accès rapide.

Tu as la possibilité de contacter le service client au cas où tu te retrouverai bloqué sur Henrri ainsi que la possibilité de demander une amélioration si tu tombes sur un besoin pour lequel tu n'as pas la fonction Henrri.

Tu retrouve ici un outil de diagnostic. Si tu as des problèmes de lenteur et que tu as besoin de savoir quelle en est l'origine.

Et tu retrouves également ici la FAQ avec les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur Henrri.

Juste à côté de ta photo de profil. Tu peux ici décider d'activer ou de désactiver les notifications et tu as ici un moteur de recherche qui va te permettre de retrouver un document dans Henrri.

Tout à fait à gauche, le menu action qui va nous permettre d'effectuer les actions de base de Henrri, la création des documents devis, factures, l'enregistrement d'un paiement et la relance de factures.

Ensuite, le menu Liste qui permet d'accéder à toutes les bases de données :

  • La base de données des documents dans laquelle on retrouve l'intégralité des documents créés.
  • La base des clients.
  • La base des articles.
  • L'historique des lignes qui est une base de données détaillée qui est surtout utile pour extraire des données et les analyser.
  • La liste des échéances impayées et
  • la liste de tous les textes préenregistrés.

Dans Henrri, le menu Pilotage te donne accès au tableau de bord et au tableau d'analyse qui vont te permettre de suivre les indicateurs de ton activité.

Et enfin, le menu comptabilité dans lequel tu vas retrouver ton journal des ventes et la possibilité d'exporter les données de Henrri pour les réintégrer dans un logiciel comptable, ce que n'est pas Henrri.

Renseigner ta fiche entreprise dans Henrri

Et pour démarrer, nous allons tout de suite revenir sur l'accueil.
La première chose à faire quand tu arrives dans Henrri, ça va être de paramétrer
le logiciel avec les informations de ton entreprise.
Pour faire ça, on va venir sur la vignette.
Votre logo ici et on va cliquer dessus.
Et Henrri ouvre la fiche de la société.
Au départ, il y a très peu d'informations.
Elle a été préremplis avec
les informations que tu as saisies lors de la création de ton compte.
Donc, a priori, la raison sociale est ton email.
On a la possibilité en haut à droite, d'ajouter le logo de l'entreprise.
Donc, je vais aller chercher mon logo et je viens le glisser à cet emplacement.
Henrri a importé le logo qui a la possibilité de mettre un complément
de raison sociale, une adresse 12, rue de la République.
Je tape le code postal Henrri me propose
les communes correspondantes, donc je peux sélectionner Avignon.
Le numéro de téléphone de l'entreprise,
un numéro de téléphone et éventuellement un numéro de fax si ça existe encore.
Le site Web, les informations légales,
le CIREST, le numéro de TVA et enfin, les informations bancaires
qui apparaîtront sur tes factures pour que tes clients aient toutes
les informations nécessaires pour te faire un virement.
Et je mets à jour.
Les données de mon entreprise ont été sauvegardées.
Mon logo apparaît maintenant sur la page d'accueil et je vais pouvoir aller
dans le menu Action sur la création d'un devis, créer un devis.
Quand je clique sur Créer un devis,
Henrri me crée un devis provisoire puisqu'il est encore en mode modification
et tu vois quand Henrri et la préremplis avec le logo de l'entreprise et avec
les informations que je viens de renseigner,
on a toujours la possibilité ici de venir glisser un nouveau logo et on a
la possibilité ici de venir éditer ces informations directement depuis le devis.
Mon auto passion,
c'est un garage automobile et il va réaliser un devis pour une vidange.
Je souhaite donner un titre à ce devis
et je viens cliquer ici cliquer pour ajouter un titre et je vais l'appeler
Vidange standard véhicules particuliers enregistre.
Et Henrri m'a créé un titre.
Je dois ensuite renseigner le client.
Je viens cliquer ici sur la case de l'adresse client.
Henrri m'ouvre une fenêtre qui va me
permettre de renseigner les informations de mon client et qui, simultanément,
va créer une fiche client dans ma base de données clients.
Mon client est un particulier.
Il n'y a pas de raison sociale.
C'est monsieur Dupont, Stéphane.
Toutes ces informations sont optionnelles,
à l'exception soit d'une raison sociale, soit d'un non.
Qui sont les éléments minimum dont Henrri
a besoin pour pouvoir créer une fiche client?
Je te conseille de renseigner à minima
l'adresse mail, car avoir l'adresse mail du client dans sa fiche client permettra
par la suite de lui envoyer automatiquement les documents par email.
Une fois que les informations sont renseignées, j'applique au document.
Je clic sur la case, je peux à nouveau venir éditer les informations.
ES tu wok?
Maintenant, j'ai un bouton d'accès direct pour voir la fiche du client et j'ai
également la possibilité de vider les champs pour créer un nouveau client.
Maintenant que mon document a un titre
et un client, je vais pouvoir créer le devis à proprement parler.
Pour cela, on vient dans la zone
des lignes devis et on clique pour saisir les lignes.
On arrive dans l'édition des lignes et Henrri nous propose trois possibilités.
La première, c'est de rechercher un article comme le conte N9.
Je n'ai pas d'article existant,
mais plus tard, quand à base de données sera conséquente, tu auras la possibilité
de retrouver un article dans ton catalogue d'articles.
De l'autre côté,
tu a la possibilité d'insérer une ligne de mise en forme,
ce qui te permet d'ajouter sur ton devis, soit un texte libre qui est un simple
texte qui te permet d'écrire ce que tu souhaites.
Un interlignes, un trait de séparation, un sous total ou un total.
Et enfin, au milieu, on a la possibilité d'insérer un article et ses articles.
C'est soit un produit, soit un service.
Je vais commencer par créer un produit dans notre devis de vidange.
Le premier produit qu'on va intégrer,
c'est l'huile de table, la désignation et Henrri me propose
d'enregistrer le texte que je viens de taper comme nouvelle désignation.
Oui, je peux lui affecter une référence
qui me permettra par la suite de le retrouver facilement.
Qui est particulièrement intéressant quand les désignations sont longues.
Je l'enregistre comme nouvelle référence.
C'est une famille produit.
Au passage, tu vois qu'il y a un code couleur.
Le bleu, c'est pour les produits.
Je vais en vendre un forfait
et maintenant, nous allons fixer le tarif de vente de notre ville.
Notre garagiste chez son fournisseur a
des conditions de remise destinées aux professionnels et son fournisseur lui
accorde 50 de remise sur la filtration et 40 de remise sur le reste des articles.
Donc, ce que va faire le garagiste,
c'est qu'il va revendre ses articles à son client au prix public et la remise que lui
accorde son fournisseur constituera sa marge pour faire ça.
Ce que je te recommande,
c'est de venir ici cliquer sur le taux de marge fixe, de fixer le taux de marge
au montant de la remise accordée par le fournisseur et devenir renseigné.
Ici, ton prix d'achat fournisseur, on est bien d'accord.
C'est le prix que tu vas réellement payer, toi, à ton fournisseur.
Ce n'est pas le prix public, c'est ton prix remisé.
Et donc le garagiste achète l'huile 15 euros.
Tu vois que Henrri a calculé automatiquement le prix de vente
en fonction du taux de marge que nous avons défini.
Et donc, cette huile sera revendue 25 euros au client.
Le garagiste l'a acheté 15 euros.
Il va donc réaliser 10 euros de marge, c'est à dire 40.
Je veux également ajouter sur mon devis
des images de chacun des articles que je propose.
Je vais donc cliquer sur le switch ici.
Afficher les images Henrri a rajouter une case ici pour l'image et je vais aller
chercher l'image de mon article et la glisser dans la case.
Je vais créer un deuxième article, toujours un produit.
Cette fois, il s'agit d'un filtre à huile,
une pièce toujours pareil, cette fois sur la filtration.
Le fournisseur accorde 50 de remise.
Le filtre a coûté 8 euros.
Il sera revendu 16 euros et je vais chercher mon email.
Je rajoute un kit 2 juin.
Toujours le même principe.
Remise.
40% sur cette famille là.
Le kit a coûté 1 euro 50 à l'achat.
Je vais chercher la photo.
Viennent ajouter trois articles
de la famille produits pour Henrri, et ça, c'est important.
Un produit est quelque chose que tu achètes à ton fournisseur et que tu vas
revendre à ton client en appliquant une marge.
C'est le cas pour de l'huile,
par exemple pour le filtre à huile pour le kit de juin.
Ça pourrait être le cas d'un matériel de location.
Si tu, par exemple,
artisan dans le domaine du BTP et que tu loue une mini pelle que tu refacturer
à ton client, ce sera un produit de la même façon.
Si tu fais intervenir un prestataire
pour t'aider dans la réalisation de ta prestation en sous traitance, eh bien,
ton prestataire pour Henrri, ça va être un produit puisque ton
prestataire, tu vas lui acheter la prestation et tu vas
la revendre à ton client en appliquant une marge au passage.
Le garagiste, lui, ne va pas sous traiter la réalisation de sa vidange.
Il va le faire lui même.
Il va donc vendre de la main d'oeuvre à son client.
Et pour cela, il va rajouter un article de type service.
Proposer un forfait main d'oeuvre.
Ce sera un forfait.
Et donc, tu vois que pour les services, on a uniquement un prix de vente,
on n'a pas de prix d'achat, on va donc simplement définir le prix
de vente à 65 euros juste avant de revenir au document.
Tu vois qu'ici, sur la gauche,
au fur et à mesure que je construis mon devis, Henrri me fait un récapitulatif.
Il m'affiche en permanence le total hors taxes de total TTC et la décomposition
de mon chiffre d'affaires entre les produits et les services.
J'insiste bien sur la décomposition entre produits et services et le fait
de bien affecter le bon type d'articles à la bonne famille.
Parce que même si à la fin, ça fera le même total dans le devis que tu
vas présenter à ton client en termes de pilotage de ton activité et de suivi
de tes indicateurs, ça fait beaucoup de différence.
Maintenant que j'ai intégré tous
les articles nécessaires à mon devis, je reviens sur le document.
On peut voir notre devise qui a été
complétée avec les articles que j'ai ajouté et les différentes images.
Je descends Henrri a calculé les totaux hors taxes TTC et le montant de la TVA.
Comme nous sommes sur un devis, il indique Lacaz bon pour accord
dans laquelle tu vas demander la signature à ton client.
Et il a appliqué les conditions
de paiement par défaut qui sont définies au niveau du compte,
c'est à dire un paiement comptant de 100 pour cent du total, soit 130 euros 20.
Si tu le souhaites ou si tu en as besoin,
tu peux modifier la façon dont les choses apparaissent sur ton devis.
Par exemple, j'aime bien afficher l'image de l'article à gauche du devis.
Je souhaiterais également que dans la vue
du client, j'utilise des enveloppes à fenêtre pour envoyer mes devis
par courrier et je n'ai pas envie que le numéro de téléphone de mon client
et son adresse email soient visibles par le facteur.
Donc, pour faire ces ajustements, nous allons avoir besoin de l'option
personnalisation des documents, soit nous venons d'en gérer mes options
ici pour activer la personnalisation de documents.
Et je clique sur Aquilée.
Ou bien.
Il y a un raccourci, tu vois là,
je viens de revenir sur l'accueil et dans la vignette.
Mes documents récents,
je vois le devis sur lequel je suis en train de travailler.
Je peux y accéder directement.
Je suis revenu sur mon devis et là,
je vais cliquer sur la petite roue dentée qui se trouve à droite du tableau.
Je vais pouvoir, à partir d'ici,
personnaliser les colonnes que je souhaite afficher et l'ordre des colonnes Henrri me
propose d'activer directement l'option personnalisation.
Ici.
J'accède à la liste de toutes les colonnes qui sont affichées.
Je souhaite prendre mon image et la ramener en tête du document et je
veux également afficher le montant TTC de chaque ligne.
J'applique donc tu vois que mon devis a
été modifié, l'image se retrouve maintenant au début
et Henrri m'a rajouté une colonne avec le montant TTC pour chacune des lignes.
Je reviens dans l'entête,
je peux cliquer sur le cadre des coordonnées du client,
je clique sur la roue dentée et Henrri me propose l'ensemble
des informations et je vais pouvoir décider lesquelles je souhaite afficher.
Donc moi, je veux retirer l'adresse email.
Le site Internet, le téléphone,
le fax et le numéro de TVA pour ne laisser que l'adresse, le code postal et la ville.
Je valide et Henrri n'affiche plus que le nom et l'adresse de mon client.
De la même façon, si je souhaite sélectionner
les informations de mon entreprise que je souhaite ou non afficher,
je viens cliquer sur ce cadre à nouveau sur la roue dentée et je peux sélectionner
les informations que je souhaite faire apparaître.
Par exemple, je ne veux que mon téléphone fixe, mais pas le téléphone mobile et je
valide une fois que j'ai fait ces ajustements sur le modèle du document.
J'ai besoin de les sauvegarder et pour ça,
je viens sur le bouton vert dans le menu de droite.
Enregistrer pour.
Et là, je choisis pour quel type
de document je souhaite enregistrer ce modèle.
Je peux l'enregistrer uniquement pour les devis et si je choisis cette option.
Les modifications que je viens de faire ne s'appliqueront à partir de maintenant
que sur les documents de type devis, mais pas sur les factures ni sur les avoirs.
Je peux choisir de l'enregistrer pour tous les modèles ou je peux choisir
de l'enregistrer pour des modèles spécifiques.
Je choisis enregistrer pour tous les modèles.
J'ai quitté le mode de personnalisation,
donc tu vois que si je clic maintenant, je reviens sur la fiche du client.
Pour l'instant, mon devis est toujours provisoire.
Lorsque je suis satisfait du devis et que je souhaite le figer pour pouvoir
l'envoyer à mon client, je vais venir ici sur le bouton vert.
Cliquez sur Finaliser le devis.
Alors, il y a deux possibilités.
Si je clique sur finaliser le devis, mon devis va devenir définitif et Henrri
va m'ouvrir automatiquement un nouveau document devis provisoire.
Moi, ce que je préfère en général,
c'est le terminer et rester sur le devis sur lequel je suis en train de travailler.
Ça, c'est possible,
mais il faut aller dans les trois petits points en haut à droite.
Cela fait apparaître un nouveau bouton,
finaliser le devis et rester sur ce document.
Et je clique.
Comme c'est le premier devis que je finalise, Henrri me propose d'activer
l'option suivi de devis, qui est une option gratuite.
Moi, je te conseille de l'activer et je vais cliquer sur OK.
Je ne sais pas si tu l'as vue
sur la gauche comme j'ai cliqué OK sur activer l'option suivi de devis.
Un nouveau menu est apparu.
On ira voir ça tout à l'heure.
En attendant, je suis toujours sur la finalisation du document.
Henrri me donne le numéro que va porter ce document.
Une fois qu'il sera finalisé, il ne sera plus possible de le modifier
la date du document pour le devis et la date d'aujourd'hui.
Et comme j'ai activé le suivi de devis,
Henrri me demande quelle est la date de prise de décision de mon client.
Dans le cas d'un garagiste en général,
la date de prise de décision pour une vidange, c'est le jour même.
Mais on pourrait avoir des travaux un peu plus conséquents et un client qui a besoin
de réfléchir, ce qui est important pour toi.
Dans le cadre du pilotage de ton activité,
c'est de pouvoir relancer ton client au bon moment si tu n'as pas eu de réponse.
Ce que te demande Henrri ici,
c'est la date à laquelle ton client pense prendre sa décision.
Donc, si tu lui remet un devis,
qu'il doit réfléchir, la question à lui poser, c'est monsieur ou madame?
Pas de soucis. Je vous laisse le devis.
Vous pouvez réfléchir.
D'ici combien de temps?
Est ce que vous pensez prendre votre décision?
Le client répond Je ne sais pas,
je ne sais pas trop, mais je pense que fin de semaine prochaine,
on aura pris la décision et donc fin de semaine prochaine,
on va venir ici se positionner sur vendredi, semaine prochaine.
Je finalise le document.
Et la Henrri a enregistré en fin de semaine prochaine.
Vendredi, il sera temps de relancer mon
client si je n'ai pas reçu de réponse de sa part.
Henrri vient de générer le document PDF de mon devis.
Je peux le consulter directement dans Henrri avec la possibilité de zoomer.
En cas de besoin.
J'ai deux possibilités soit j'enregistre
le PDF, ce qui me permettra de archiver si je le souhaite, de l'imprimer pour mes
archives ou de l'imprimer pour aller le remettre à mon client.
J'ai également la possibilité de l'envoyer
par email juste avant de l'envoyer par email à mon client.
Ce que je souhaite, c'est joindre à ce devis mes conditions générales de vente.
Pour faire ça, je vais ici sur le menu Documents joints.
Je vais cliquer sur le plus.
Je vais aller chercher mes conditions
générales de vente et je viens les glisser dans la case Henrri à télécharger.
Mes conditions générales de vente que je retrouve ici le nom de fichier,
sa taille et le type de fichier et j'ai la possibilité de le joindre à ce document
et j'ai la possibilité de décider de le joindre par défaut.
Surtout, mes prochains documents, comme ce sont mes conditions générales de vente.
Je souhaite qu'elles soient jointes systématiquement à tous mes documents.
Donc, je vais cliquer ici sur le curseur
et à partir de maintenant, les conditions générales de vente que je
viens de télécharger Henrri seront jointes par défaut à tous mes prochains documents.
Je clique sur Retour, je reviens sur le PDF de mon document
et on voit maintenant que j'ai un document qui est joint à mon devis.
Bien entendu, nous avons la possibilité d'ajouter plusieurs documents.
Cela me convient.
J'ai mon devis, j'ai mes conditions générales de vente qui sont jointes.
Je veux envoyer mon devis par email à mon client.
Puisque j'ai renseigné l'adresse email
du client lors de la création de la fiche client, Henrri a automatiquement
préremplie l'adresse email du destinataire.
Je peux choisir ou non recevoir une copie sur mon adresse email.
Celle qui a été renseignée dans ma fiche entreprise.
Le sujet de Gmail par défaut indique Devis.
J'ai la possibilité de le modifier et j'ai
également un contenu du message par défaut avec la possibilité de le modifier.
Alors, je te le dis tout de suite parce qu'on me pose souvent la question.
Il n'est pas possible pour l'instant d'en
Henrri de préenregistrées, des modèles de messages.
C'est une fonction que personnellement,
je souhaiterais beaucoup voir développée, mais pour l'instant, elle n'existe pas.
Donc, si toi aussi tu penses que cette
fonction serait intéressante, eh bien tu te souviens,
je t'ai montré dans le menu utilisateur le lien pour demander une amélioration.
Je l'invite à demander l'amélioration.
Plus nous serons nombreux à demander cette
amélioration et plus nous aurons de chances qu'elle soit développée.
Une fois que le message te convient, tu peux cliquer sur Envoyer.
Je ne vais pas le faire pour la démo parce que j'ai rentré une adresse email fictive.
Mais dès que tu cliques sur Envoyer, ton client reçoit le document PDF par email.
Et toi, tu reçois sur ton adresse email
une copie du devis qui a été envoyé cliquer sur Annuler.
Je ferme. Tu vois que le document a maintenant son
numéro définitif, la mention provisoire a disparu et à partir de là,
il n'est plus possible de modifier le document pour un devis.
Ce n'est pas tout à fait vrai.
J'ai fait une vidéo là dessus.
Je te mettrai le lien dans le petit en haut à droite de l'écran.
Tu peux voir maintenant que le menu à droite a changé.
Le devis est en attente de décision
et j'ai la possibilité ici de changer le statut du devis et de le passer
du statut attente décision à valider par le client ou refusée par le client.
Et la possibilité également d'indiquer que les travaux ont été réalisés ou archivés.
Mais je ne vais pas le faire ici,
je vais te montrer ce nouveau menu qui est apparu à gauche, le menu de suivi de devis
que nous avons activé tout à l'heure et donc je clique sur suivi de devis.
Et dans le suivi de devis, Henrri m'affiche 2 colonnes et cette vue
là, elle est, je trouve, très intéressante pour toi.
Pour l'instant, Macrae qu'un seul devis Henrri, mais je te le souhaite.
Tu vas bientôt avoir beaucoup de devis et donc tu a deux colonnes ici la colonne
à gauche, des devis en attente de décision et la colonne à droite.
Des devis validés en attente de facturation pour tout à l'heure.
Je t'ai dit qu'il fallait renseigner la date de prise de décision de ton client.
En fait, elle va servir à classer ici.
Ses devis sont triés par défaut, par date de décision.
Quand tu auras beaucoup de devis,
tu auras ici la liste de tous tes devis en attente de décision.
Avec en haut, les devis pour lesquels la date de décision arrive bientôt.
Pour l'instant, la date de décision est dans 10 jours.
On est Agimont, dit sévère.
Mais quand on aura dépassé le 9 avril, on arrive à l'affiche et en rouge
en disant attention, ton client devait te rendre réponse il y a deux jours.
Il serait peut être temps de lui passer un coup de fil pour savoir où on en est.
Il y a également un autre indicateur
intéressant ici, qui est le chiffre d'affaires total
en attente de décision quand les devis s'accumulent en dessous.
Eh bien, ici, tu auras le total de ton potentiel.
Carnet de commandes pour lesquelles tes devis sont dehors chez les clients
et pour lesquels tu n'as pas encore eu de décision.
Depuis cette case, tu as la possibilité de voir le devis directement.
Tu a la possibilité d'afficher les détails, alors les détails,
c'est la décomposition produit service, la remise éventuelle que tu a accordé
et le taux de marge que tu réalises sur ce devis.
Que je te conseille,
c'est d'utiliser cette vue quand tu prends ton téléphone pour relancer tes clients.
Et si tu as Mr. Dupont au bout du fil et qu'ils commencent
à te dire oui, mais vous comprenez, monsieur, votre devis,
il est un peu cher à ce que vous pouvez me faire quelque chose, etc.
Et bien la décomposition produit service et le taux de marge que tu réalises
sur les marchandises, sur celui des éléments qui vont te
permettre de savoir si tu as une marge de négociation ou pas.
Tu as ici une liste qui te permet de changer le statut du devis.
Tu as ici un bouton qui te permet
de passer directement le devis en état refusé.
Et si je le fais en Henrri, va te demander quelle est la raison du refus?
Que c'est un problème de prix?
Est ce que c'est un concurrent qui a eu le marché?
Est ce que le client a abandonné le projet ou est ce qu'il l'a décalé?
Alors, tu n'es pas obligé de renseigner
ces informations, mais si tu le fais bien, ça permettra par la suite de pouvoir faire
des analyses et de comprendre comment agir sur ton taux de transformation,
en analysant quelles sont les raisons du refus par tes clients.
Je vais annuler pour l'instant parce qu'il se trouve que M.
Dupont n'a pas refusé, mais au contraire,
on lui a passé un coup de fil et il a validé le devis.
Donc, je peux soit venir ici sur la liste
et le passer en statut validé par le client.
Ou alors je peux prendre directement
la carte et la glisser dans la colonne d'à côté.
Devis validé en attente de facturation.
l'État de mon devis a changé. J'affiche les détails.
Il est maintenant passé en statut validé par le client.
J'ai la possibilité de venir renseigner une date de fin des travaux.
Je prévois d'avoir fini ses travaux le 15 avril.
Je valide la date et maintenant, dans cette colonne, mes devis sont classés
par date de fin des travaux prévisionnels, ils vont être dans l'ordre chronologique.
Le prochain que je dois terminer et facturé sera le premier et Henrri me
dit que ce devis, je suis censé le facturer dans 16 jours, le 16 avril.
Je n'ai pas facturé le devis.
La carte va passer en rouge et en arrive
à me dire attention, ce chantier là, tu aurais dû le terminer.
Tu n'as pas encore terminé.
Il est temps de le facturer et de la même
façon que pour les devis en attente de décision.
On avait ici le chiffre d'affaires
potentiel total et bien ici sur les devis validés en attente de facturation.
On va retrouver la valeur totale du carnet de commande des encours.
Donc, ici,
ce chiffre là correspond à tout le chiffre d'affaires pour lequel j'ai des devis
validés par mes clients et que je n'ai pas encore facturé.
Voilà donc aujourd'hui,
notre garagiste a travaillé sur le véhicule de Stéphane Dupont et il a
maintenant terminé les travaux, donc je peux passer.
Ce devis en statuent. Travaux réalisés.
Ils ont été réalisés aujourd'hui.
Je dois maintenant facturer mon devis pour ça, je peux le faire directement
depuis cette vue en cliquant sur facturer ce devis.
Ou alors je peux retourner sur mon devis
et le transformer en facture le plus simple.
Depuis cette vue, de cliquer sur facturer ce devis.
Henrri a repris mon devis et l'a
transformé en document de type factures qui, pour l'instant, est provisoire.
En haut à droite, un menu navigation est
apparu et si je clique dessus, je peux basculer entre le devis et la facture.
Les deux documents sont liés.
J'ai créé la facture à partir de mon devis, donc j'ai une traçabilité
sur les documents avant de valider définitivement la facture.
J'ai la possibilité de venir la modifier.
Par exemple, j'ai eu à faire des travaux
supplémentaires avec l'accord de mon client.
Pour cela, il suffit de cliquer
sur les lignes et de venir modifier ce qu'on a modifié.
Par exemple, le garagiste,
pendant son intervention, a vu une anomalie à contacter son client
pour lui demander s'il était d'accord pour réaliser l'intervention.
Il a fait un réglage de carburation, par exemple.
Et donc, je rajoute un service qui est un forfait manoeuvre à 45 euros.
Maintenant que j'ai tous les éléments
sur ma facture, je vais pouvoir finaliser et la passer en facture définitive.
Avant de passer en facture définitive,
Henrri alerte sur le fait qu'une fois que ma facture aura été finalisée,
il me sera impossible de la supprimer ou de la modifier.
J'ai par contre la possibilité de modifier la date de ma facture.
Par défaut, Henrri me propose la date d'aujourd'hui pour la date de ma facture
et toutes les dates précédentes sont sélectionnables à partir du moment
où j'aurais fait une facture dans la date d'aujourd'hui.
Il me sera impossible de remonter dans le passé.
La prochaine facture aura au moins la date d'aujourd'hui.
Pour répondre à la réglementation, il est impossible d'indiquer une date
de facturation qui serait antérieure à la date de la dernière facture.
Le sélectionnes La date d'aujourd'hui et je valide.
Je passe en facturation définitive. Je confirme.
Et pour éviter d'avoir cette double
confirmation à chaque fois à l'avenir, je clique ici.
Ne plus afficher ce rappel. La prochaine fois?
Oui, je suis sur.
Henrri m'affiche le document PDF.
Cette fois, c'est ma facture.
Tu vois que, comme tout à l'heure, j'ai demandé à joindre mes conditions
générales de vente à tous les prochains documents Henrri.
Automatiquement associé à ma facture et je
peux maintenant l'envoyer par mail à mon client.
Comme c'est une facture,
si tu a décidé d'utiliser l'option Henrri paye bien, tu a la possibilité ici
d'indiquer si tu veux proposer un paiement en ligne à ton client pour cette facture.
Quand on utilise l'option Henrri paye,
il est possible de décider pour chacune des factures.
Si on souhaite ou non proposer cette possibilité au client,
comme tout à l'heure, je ne veux pas l'envoyer par mail.
J'annule et je ferme.
Maintenant qu'on a créé la première facture, on voit les indicateurs en eau
qui ont bougé et 153 euros hors taxe de chiffre d'affaires facturé en mars.
J'ai un impayé pour un montant de 184 euros.
Pourquoi est ce que j'ai un impayé?
Parce que j'ai indiqué sur ma facture
un paiement comptant, qu'il est donc exigible immédiatement
et que pour l'instant, je n'ai pas enregistré le règlement.
Vais donc aller enregistrer le chèque
que vient de me remettre Stéphane Dupont pour le paiement de cette vidange.
Pour ça, je vais aller sur le menu Action enregistrer un paiement.
Dans ce menu, Henrri m'affiche toutes les factures pour lesquelles un règlement
est attendu et pour toutes celles dont l'échéance est passée,
ce montant est indiqué en rouge qui est la place d'un règlement comptant.
J'avais indiqué par exemple un règlement à 30 jours.
Pour l'instant, Henrri n'indique pas cette
facture en impayé et l'échéance ici ne serait pas surlignant rouge.
Pour enregistrer le règlement,
il me suffit de sélectionner la facture concernée.
Henrri après remplies les informations avec le montant de l'échéance TTC.
Le type de paiement par défaut qui est
le chèque et la date de paiement, qui est la date du jour par défaut.
Toutes ces informations me conviennent.
Je n'ai qu'à cliquer sur OK pour enregistrer le paiement.
Comme pour la finalisation du document, Henrri me dit que je vais enregistrer
un paiement, que je ne pourrais plus le modifier ou le supprimer par la suite.
Cela fait également partie des obligations réglementaires.
Une fois qu'on a enregistré un règlement,
il n'est plus possible de le modifier ou de le supprimer comme tout à l'heure.
Je clique pour ne plus avoir le rappel et je valide.
Le paiement a été enregistré.
Je n'ai plus de règlement en attente.
Je n'ai plus d'impayés et donc mon montant d'impayés est tombé à zéro.
Je reviens sur l'accueil de Henrri.
Je retrouve ici mes derniers documents créés, le devis, puis la facture.
Je vois ici mon chiffre d'affaires qui commence à décoller et je peux aller
voir mon menu pilotages avec le tableau de bord.
Qui m'indique le chiffre d'affaires que je
commençais à réaliser et qui commence à me donner des informations sur la répartition
de mon activité entre les produits et les services.
Et sur les articles qui me rapportent
le plus de chiffre d'affaires, les articles que je vends le plus.
Les articles qui me rapportent le plus
de marge et les clients qui me rapportent le plus de chiffre d'affaires.
Je vais voir le deuxième tableau, le tableau d'analyse.
Qui est particulièrement important pour le pilotage de ta boîte.
Il permet de comparer entre elles deux périodes.
Par défaut, Henrri affiche le mois précédent et le mois en cours.
Bien sûr, je n'ai qu'une facture
pour l'instant, donc je n'ai des données que pour le mois en cours et on va
retrouver le chiffre d'affaires total où j'ai un chiffre d'affaires total de 153
050 qui se répartit à 43 euros 50 en vente de produits,
à 110 euros en vente de service et décompositions produits services et ton
taux de marge moyen sont des éléments particulièrement importants à suivre
pour s'assurer qu'il reste en ligne avec les objectifs que tu t'es définis.
Nous venons de voir ensemble un cycle
complet sur Henrri depuis la création de ton compte.
Le paramétrage des éléments de ton entreprise, la création d'un premier
devis, l'importance de bien décomposer les articles par leur nature
entre les produits d'un côté et les services de l'autre côté.
Nous avons vu comment personnaliser
le modèle de document pour définir quelles sont les informations de ton entreprise
ou les informations clients que tu souhaite faire apparaître pour ajouter
ou supprimer des colonnes dans le document pour changer l'ordre des colonnes.
Nous avons vu l'importance de l'option suivi de devis et comment l'utiliser
pour suivre ta relance client est à facturation.
Nous avons vu comment transformer un devis en factures.
Comment enregistrer un règlement?
Et enfin, où trouver les informations
importantes du tableau de bord et du tableau de situation pour bien
piloter la performance et la rentabilité de ton activité?
J'espère que la vidéo t'a plu que tu as appris des choses.
Si c'est le cas, lesmots 1 pouce bleu.
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Laisse moi en commentaire.
Je lis et je réponds à tous les commentaires qui me sont laissés.
Et de la même façon,
s'il y a des sujets que tu souhaiterait voir traités dans de prochaines vidéos.
Laisse moi un commentaire à ce sujet.
Je te dis à bientôt dans une prochaine
vidéo et d'ici là, je te souhaite un excellent business.


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